Inhouse-Sourcing oder Sourcing-Agentur: Was passt zu deinem Unternehmen?

Beschaffung selbst aufbauen oder einen externen Partner einbinden – vor dieser Frage steht früher oder später jedes Unternehmen, das direkt in Asien einkaufen will. Ich bin Volker Honsowitz und habe beide Seiten erlebt: über vier Jahrzehnte in der Produktbeschaffung für große Einzelhändler, seit einigen Jahren mit eigener Sourcing-Agentur. Die ehrliche Antwort vorweg: Es gibt keine pauschal richtige Lösung – aber es gibt klare Kriterien, an denen du erkennst, was zu deinem Unternehmen passt.

Worüber wir sprechen

Inhouse-Sourcing heißt: Dein Team recherchiert Hersteller, verhandelt, organisiert Muster, Qualitätskontrollen und Logistik selbst. Eine Sourcing-Agentur übernimmt genau diese Schritte als Dienstleister – mit bestehendem Lieferantennetzwerk, Verhandlungserfahrung und Leuten, die im Zweifel in der Fabrik stehen. Beides sind funktionierende Modelle. Der Unterschied liegt darin, welche Kompetenz du im Haus hast und welches Risiko du selbst tragen willst.

Inhouse-Sourcing: volle Kontrolle, volle Verantwortung

Die Kontrolle im eigenen Haus zu haben ist ein echter Vorteil: Entscheidungen fallen sofort, die Lieferantenbeziehung gehört dir, und niemand sitzt zwischen dir und dem Hersteller. Aber diese Kontrolle hat eine zweite Seite, und die zeigt sich meist erst, wenn etwas schiefgeht.

Ein Beispiel aus meiner Praxis: Ein Kunde – eine große Einzelhandelskette – beschaffte einen Küchenhelfer in Eigenregie bei einem Hersteller in der Provinz Heilongjiang, ganz im Norden Chinas. Das Produkt schien perfekt, die Verhandlungen liefen, nach eigener Aussage wurde auch die Qualität kontrolliert. Dann kam die erste Lieferung an – in der falschen Farbe. Bestellt war ein tiefes Blau, geliefert wurde ein blasses Hellblau. Die Ursache fand sich später: Der Hersteller hatte beim Farblieferanten eine billigere Qualität geordert, die den Temperaturschwankungen des Seetransports nicht standhielt. Genau solche Fehlerquellen sieht man nur, wenn man weiß, wonach man suchen muss.

Die Vorteile

• Vollständige Kontrolle über den Beschaffungsprozess
• Direkter Draht zu den Lieferanten, Beziehungswissen bleibt im Haus
• Flexible Anpassung an die eigenen Abläufe und Systeme

Die Nachteile

• Erheblicher Aufwand an Zeit und Personal – Fernost-Kompetenz lässt sich nicht nebenbei aufbauen
• Qualitäts- und Terminrisiken liegen komplett bei dir, inklusive der Fehler, die man erst beim zweiten Mal erkennt
• Skalierung ist schwierig: Jede neue Warengruppe bedeutet neue Lieferantenqualifizierung von null

Sourcing-Agentur: eingekaufte Erfahrung, klarer Preis

Eine gute Agentur bringt mit, was intern Jahre kostet: ein geprüftes Lieferantennetzwerk, Verhandlungsroutine in der Landessprache, etablierte Prüfprozesse vor Verladung. Ein Beispiel: Ein Kunde suchte ein sehr spezielles Produkt, für das er über Monate keinen fähigen Hersteller fand. Über unser Netzwerk haben wir den passenden Produzenten identifiziert und dafür gesorgt, dass die Ware pünktlich, geprüft und zu einem deutlich besseren Preis ankam als kalkuliert.

Die Vorteile

• Expertise ab Tag eins: Lieferantenqualifizierung, Vertragsgestaltung und Kulturverständnis sind vorhanden statt im Aufbau
• Zeitgewinn: Dein Team steuert, statt zu suchen – die operative Arbeit in Asien übernimmt der Partner
• Risikominderung: Musterfreigaben und Qualitätskontrollen vor Verladung fangen Probleme ab, bevor sie im Container liegen
• Verhandlungsposition: Wer den Markt und die Kalkulation der Hersteller kennt, verhandelt andere Preise als ein Gelegenheitskäufer

Die Nachteile – ehrlich benannt

• Kosten: Die Leistung hat einen Preis. Er rechnet sich über bessere Einkaufspreise und vermiedene Fehlschläge – aber er steht auf der Rechnung.
• Weniger direkte Kontrolle: Du gibst einen Teil des Prozesses ab. Seriöse Agenturen legen deshalb offen, mit welchem Hersteller du arbeitest – Transparenz ist hier das entscheidende Auswahlkriterium.
• Abhängigkeit: Die Qualität der Partnerschaft entscheidet. Wähl den Partner so sorgfältig wie einen Schlüssellieferanten.

Der Punkt, der oft übersehen wird: Es ist kein Entweder-oder

Die Frage „Inhouse oder Agentur?" wird meist gestellt, als müsste sich ein Unternehmen komplett entscheiden. In der Praxis funktioniert vor allem im produzierenden Mittelstand ein drittes Modell: Der eigene Einkauf bleibt Herr des Verfahrens – Lieferantenentscheidung, Bestellprozesse, ERP –, und die Agentur arbeitet als verlängerter Arm nach Asien für das, was das Team nicht abdecken kann: Fabriken qualifizieren, auf Chinesisch verhandeln, Erstmusterprüfungen vor Ort organisieren. So entsteht Fernost-Kompetenz im Haus, ohne eine neue Stelle zu schaffen, und der Einkauf behält die Hoheit über seine Lieferkette.

Eine Agentur, die deinen Einkauf ersetzen will, ist die falsche. Eine, die ihn stärker macht, die richtige.

Entscheidungshilfe: vier Fragen

• Kompetenz: Kann heute jemand in deinem Team eine Fabrik in Guangdong qualifizieren und einen chinesischen Vertrag verhandeln? Wenn nein – wie lange dauert und was kostet der Aufbau?
• Volumen und Frequenz: Bestellst du regelmäßig in relevanter Höhe, kann sich eigene Kompetenz lohnen. Für einzelne Warengruppen oder den Einstieg ist ein Projekt mit externem Partner meist wirtschaftlicher.
• Risiko: Was kostet dich ein fehlgeschlagener Container – nicht nur in Geld, sondern in Lieferfähigkeit gegenüber deinen Kunden?
• Skalierung: Sollen in den nächsten Jahren weitere Warengruppen oder eine Second Source dazukommen? Dann zählt, wie schnell du neue Lieferanten qualifiziert bekommst.

Zwei Fälle aus der Praxis

Ein Händler wollte seine Kosten um jeden Preis senken und beschaffte in Eigenregie bei einer Fabrik, die er nie besucht hatte. Die Muster waren einwandfrei – die Serienlieferung nicht: Passungenauigkeiten quer durch die Charge. Billiger wurde am Ende teurer. Ein anderer Kunde ließ eine exklusive Produktserie mit externer Begleitung entwickeln: Lieferantenauswahl mit Audit, Musterschleifen mit dokumentierten Freigaben, Kontrolle vor Verladung. Das Ergebnis kam pünktlich, entsprach der Spezifikation und übertraf die Verkaufserwartungen.

Mein Fazit

Wäge nüchtern ab: eigene Kompetenz, Volumen, Risiko, Wachstumspläne. Und wenn du dich für externe Unterstützung entscheidest, wähle sorgfältig – Sourcing-Agentur ist nicht gleich Sourcing-Agentur. Worauf es bei der Auswahl ankommt, habe ich hier aufgeschrieben. Die Grundbegriffe für das erste Herstellergespräch findest du im kleinen Sourcing-1x1.