Fünf Sourcing-Strategien, die sich in 42 Jahren Beschaffung bewährt haben

Sourcing-Strategien gibt es in jedem Lehrbuch – interessant wird es dort, wo Theorie auf Praxis trifft. Ich bin Volker Honsowitz und habe 40 Jahre lang Produkte für große Einzelhandelsketten beschafft: Edeka, Netto, Rewe, Lidl, Kaufland, Tchibo, Müller, Woolworth, Kik und andere. Heute begleite ich Unternehmen bei der direkten Beschaffung in Asien und Europa. Diese fünf Strategien haben sich über all die Jahre als die tragenden erwiesen – unabhängig davon, ob du Handelsware einkaufst oder Zukaufteile für die eigene Fertigung.

1. Den Bedarf verstehen, bevor die Beschaffung beginnt

Der häufigste strategische Fehler passiert vor der ersten Lieferantenanfrage: Es wird beschafft, was niemand in dieser Form braucht. Ein Beispiel aus meiner Praxis: Ein Kunde war überzeugt, dass leuchtende Hundehalsbänder der nächste Renner werden. Die Marktanalyse ergab, dass die Nachfrage längst bei GPS-Halsbändern lag – ein kleiner, aber entscheidender Unterschied, der den Fokus komplett verschob und am Ende den Umsatz trug.

Sprich mit echten Kunden, bevor du in Muster und Werkzeuge investierst. Ein Produkt, das ein Problem löst, das niemand hat, bleibt ein Lagerposten – egal wie gut es eingekauft ist.

Für produzierende Unternehmen gilt dasselbe in anderer Form: Definiere präzise, welche Spezifikation, welche Qualität und welche Stückzahlen du wirklich brauchst – jede Unschärfe im Lastenheft wird in der Beschaffung teuer.

2. Lieferantenbeziehungen als Investition begreifen

Solide Lieferantenbeziehungen sind der Unterschied zwischen „Tut uns leid, ausverkauft" und „Wir schieben deine Order dazwischen". Ich habe das früh gelernt: Als Online-Meetings noch Science-Fiction waren, bin ich nach Asien geflogen, statt per Telex zu verhandeln – gegen den Rat aller, die das für Zeitverschwendung hielten. Ich habe mir die Fabriken angesehen, die Menschen dahinter kennengelernt und mit ihnen gegessen. Diese Reisen haben Beziehungen geschaffen, die über Jahrzehnte getragen haben: bessere Preise, verlässliche Qualität, und im Engpass wurde für uns möglich gemacht, was für anonyme Kunden unmöglich blieb.

Das Prinzip hat sich nicht geändert, nur die Werkzeuge: Videocalls ersetzen das Kennenlernen nicht. Wer seinen Schlüssellieferanten nie besucht hat, kennt seine Lieferkette nicht.

3. Die Lieferkette diversifizieren

Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten ist das größte strukturelle Risiko in der Beschaffung. Diversifizierung ist die Versicherung dagegen – und wie jede Versicherung schließt man sie ab, bevor der Schadensfall eintritt.

Ein Kunde von uns bezog vor der Pandemie fast alles von einem Hauptlieferanten in Asien. Als COVID-19 die Versorgung ins Stocken brachte, hatten wir seine Lieferkette bereits diversifiziert und einen alternativen Lieferanten in der EU aufgebaut. Während Wettbewerber out of stock gingen, konnte er durchgehend liefern.

Konkret heißt das:

• Second Source für kritische Warengruppen – qualifiziert und bemustert, bevor du sie brauchst, nicht erst im Engpass.
• Regionen mischen: Asien für Kostenvorteile, Europa als Nearshoring-Absicherung mit kurzen Wegen. Die Kombination schlägt jede Einzelstrategie – das hat sich seit den Lieferkettenkrisen der letzten Jahre nur bestätigt.
• Abhängigkeiten messen: Wenn ein einzelner Lieferant mehr als die Hälfte einer kritischen Warengruppe stellt, ist das ein Projekt, kein Zustand.

4. Technologie nutzen – ohne ihr blind zu vertrauen

Bedarfsplanung mit KI-gestützten Tools ist inzwischen Alltag geworden: Verkaufsdaten, Saisonalität und Kundenverhalten fließen in Prognosen, die Überbestände und Out-of-stock-Situationen gleichermaßen reduzieren. Der Ablauf ist unspektakulär und wirksam:

1. Datenbasis aufbauen: Verkaufszahlen, Saisonverläufe, Lieferzeiten.
2. Prognosetools die Muster erkennen lassen, die im Tagesgeschäft untergehen.
3. Bestellmengen und -zeitpunkte an den Prognosen ausrichten.
4. Regelmäßig gegen die Realität prüfen und nachjustieren.

Mein nüchterner Zusatz aus vier Jahrzehnten: Technologie optimiert die Bestellung – sie ersetzt weder die Beziehung zum Lieferanten noch den prüfenden Blick in die Fabrik. Die teuersten Fehler meiner Laufbahn wären von keinem Algorithmus verhindert worden, von einem Besuch vor Ort schon.

5. Nachhaltigkeit und ethische Beschaffung ernst nehmen

Nachhaltige Beschaffung ist längst keine Imagefrage mehr: Kunden fragen danach, Geschäftspartner verlangen Nachweise, und die Lieferkettenregulierung reicht die Pflichten großer Abnehmer an ihre Lieferanten weiter. Wer seine Lieferkette kennt und belegen kann, beantwortet Auditfragen in Stunden statt Wochen.

Dass der Weg dahin Arbeit ist, weiß ich aus eigener Erfahrung: Für einen Kunden stellten wir eine Produktlinie auf nachhaltigere Materialien um. Lieferanten zu finden, die recycelte Materialien in verlässlicher Qualität und zu tragbaren Kosten lieferten, kostete Monate und einige Fehlversuche. Aber die Linie wurde ein Erfolg, und der Kunde konnte sich glaubwürdig positionieren – mit belegbaren Fakten statt Marketingfloskeln. Warum sich ethisches Sourcing auch betriebswirtschaftlich rechnet, habe ich hier ausführlicher aufgeschrieben.

Der Blick nach vorn

Die Richtung ist klar: mehr Technologie in der Planung, mehr Nachweispflichten in der Lieferkette, mehr Wert auf Resilienz statt nur auf den niedrigsten Stückpreis. Wer die fünf Strategien oben beherzigt, ist für alle drei Entwicklungen aufgestellt.

Und vergiss über aller Strategie das Einfachste nicht: Hinter jeder E-Mail und jedem Vertrag steht ein Mensch. Beziehungen aufbauen, aus Fehlern lernen, dranbleiben – das ist unspektakulär, aber es ist der Teil, der nach 42 Jahren übrig bleibt, wenn man fragt, was wirklich funktioniert hat.

Wenn du diese Strategien umsetzen willst, aber die Fernost-Kompetenz im Haus fehlt: Hier findest du den nüchternen Vergleich zwischen Inhouse-Sourcing und externer Begleitung.